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16 mai 2021

Comment créer une facture et un devis en ligne gratuitement et rapidement

Le site https://fharik.com est de loin la plateforme la complete de facturation et de devis gratuite qui existe.

Créer une facture à partir d'un devis est une bonne idée, car vous copiez les postes et les coûts que votre client a déjà approuvés, selon le Houston Chronicle. Cela simplifie également la facturation, ce qui est important car les factures sont la clé pour être payé.

La conversion d'un devis en facture ne doit pas être un processus pénible. Les logiciels de comptabilité le rendent simple. Vous pouvez également copier les informations manuellement en suivant les étapes suivantes.

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Dans cet article, nous allons aborder les points suivants :

Copier les informations
Personnaliser la facture
Expliquer tout changement
1. Copier les informations
CRÉATION D'UNE FACTURE À L'AIDE D'UN LOGICIEL DE COMPTABILITÉ
Il est généralement assez simple de convertir un devis existant en facture à l'aide d'un logiciel de comptabilité.

Dans FreshBooks, vous accédez à la page des devis via le menu, vous cochez le devis que vous souhaitez convertir, puis vous cliquez sur "Convertir en facture". Vous pouvez ensuite modifier la nouvelle facture en fonction de vos besoins et l'envoyer en ligne ou l'imprimer pour l'envoyer par courrier postal.

Création d'une facture à l'aide d'un logiciel de comptabilité

Freshbooks dispose également de fonctions qui vous permettent de réaliser facilement des devis et des factures à l'aide de modèles professionnels.

CRÉER UNE FACTURE MANUELLEMENT
Copiez les informations relatives au projet depuis votre devis vers un modèle de facture (vous pouvez télécharger ce modèle de facture gratuit). Si vous utilisez la facturation progressive, c'est-à-dire que vous ne facturez qu'une partie d'un projet, copiez uniquement les postes et les coûts que vous souhaitez facturer pour le moment.

Certaines petites entreprises préfèrent facturer un pourcentage du coût de la main-d'œuvre ou des matériaux. Même si vous convertissez automatiquement un devis en facture à l'aide d'un logiciel de comptabilité, vous devrez peut-être ajuster manuellement vos coûts de main-d'œuvre ou de matériel, selon le Houston Chronicle.

Vous pouvez également transformer votre devis existant en facture. Utilisez le format que vous préférez, qu'il s'agisse de Word, Excel, Google Docs ou PDF. À l'étape suivante, nous verrons quels champs vous devez modifier.

2. Personnalisez la facture
Il est maintenant temps de personnaliser les informations de votre devis pour en faire une facture.

Posez-vous d'abord la question :

Certains postes ou prix ont-ils changé ?
Voulez-vous facturer l'ensemble du projet ou seulement une partie ? Dans ce dernier cas, utilisez les techniques de facturation progressive de la première étape.
Les informations suivantes resteront les mêmes :

Vos coordonnées et celles de votre client
votre logo
les services et les coûts de votre devis que vous souhaitez facturer.
Vous devrez modifier les éléments suivants :

Changer la date en date d'aujourd'hui
Remplacer le numéro du devis par un numéro de facture
Ajoutez une date d'échéance pour le(s) paiement(s).
supprimer tout calendrier ou toute date d'achèvement du projet.
Vérifiez que vous incluez les services et les coûts appropriés.
Supprimez les termes de l'estimation, comme la durée de validité de l'estimation.
Supprimez toute note sur les services et les coûts exclus du devis.
Vérifiez deux fois la taxe de vente et le montant total dû
Indiquez les modalités de paiement (y compris la manière dont vous souhaitez être payé et les éventuels frais de retard).
Vous avez besoin d'aide pour remplir votre facture ? Cet article vous explique exactement comment rédiger une facture professionnelle.

Voici un exemple de facture dans FreshBooks qui comprend tous les éléments clés :

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Source : FreshBooks

3. Expliquez tout changement
Tout poste ou coût de la facture qui diffère de votre estimation doit être clarifié avec le client à l'avance. Préparez d'abord un devis actualisé pour le soumettre à l'approbation du client. Le simple fait de soumettre une facture avec des changements non approuvés nuira à votre relation avec votre client et réduira vos chances d'être payé.

Une fois que le client a approuvé les modifications apportées à l'étendue du projet, incluez une note dans votre facture faisant référence au numéro du devis mis à jour. Ajoutez une ligne distincte pour les frais supplémentaires, le cas échéant.

Vérifiez votre travail, puis envoyez la facture à votre client. Envoyez-la par courriel ou imprimez-la et envoyez-la par la poste, selon ce que votre client préfère. Inscrivez dans votre calendrier un rappel de la date d'échéance du (ou des) paiement(s), au cas où vous auriez besoin de faire un suivi avec votre client.

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Comment convertir un devis en offre ?
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Comment convertir un devis en offre ?
Vous ne pouvez pas convertir une estimation en un appel d'offres. Cependant, vous pouvez convertir une estimation en une offre.

Cela dit, les termes " offre " et " soumission " sont souvent utilisés de manière interchangeable, selon ThoughtBubble.

Par définition, une offre est un document produit par une entreprise (l'acheteur). Il décrit le projet et demande des offres aux fournisseurs.